Teamassistenz (m/w/d)

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt:

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 450 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen. Die Position ist in unserer Abteilung Business Development & Sales angesiedelt. An unserem neuen Standort Frankfurt übernehmen Sie als Teamassistenz (m/w/d) die Verantwortung für die gesamte Office Organisation.

Aufgaben, die motivieren:

• Erste:r Ansprechpartner:in im Büro Frankfurt für unsere Mitarbeiter:innen, Partner, Kunden und Lieferanten

• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen

• Übernahme der Reisekostenabrechnungen für das Business Development Team

• Koordinativer Support für das gesamte Team in Bezug auf Bestellungen, Firmenwagenmanagement, Arbeitsorganisation, Büromanagement, Rechnungskontrolle

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Koordination der Besprechungsräume

• Koordinative Schnittstelle zu IT, Marketing, HR

• Mitarbeit bei internen Projekten und Prozessen, z. B. Onboarding neuer Mitarbeitenden

• Unterstützung bei der Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen sowie Datenpflege

  im Kundenmanagementsystem, Recherchen und Terminvorbereitung

Qualifikationen, die überzeugen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Büromanagement

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1), Englischkenntnisse wünschenswert

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint), Sharepoint und Datenbankenverständnis

• Kommunikationsstärke, Kontaktfreudigkeit

• Teamfähigkeit, Diskretion, Organisationstalent und proaktive Arbeitsweise

• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Engagement

• Zuverlässigkeit, Flexibilität sowie Belastbarkeit

Worüber wir uns freuen: Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

91% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to work" ist:

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte VIeLFalt: Viele lokale aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.

• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Auch wenn es uns von anderen Unternehmen vielleicht nicht unterscheidet: Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.

• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.

• Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards.  Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.

• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.

• Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B.  Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.

Überzeugt? Dann werden Sie Teil von Engineering Excellence und senden uns Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button!

Weitere Fragen? Noch mehr über uns und unseren Bewerbungsprozess erfahren Sie hier.

Ihr Ansprechpartner: Frau Delband Tamjidi (+49 89 255594278 / jobs.ger@ilf.com)