Stellvertretende Teilprojektleitung Dokumentenmanagement (m/w/d)

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt:

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden an 8 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen.

Die Position ist in unser Abteilung PMO & Dokumentenmanagament mit aktuell etwa 15 Mitarbeitenden angesiedelt.

Aufgaben, die motivieren:

• Operative Unterstützung und qualifizierte Vertretung des Teilprojektleiters Dokumentenmanagement im Tagesgeschäft sowie Übernahme fachlicher Koordinationsaufgaben innerhalb des Dokumentenmanagement-Teams.

• Mitarbeit bei der Steuerung, Prüfung und Organisation der Ablage sowie der termingerechten Übergabe von Projektunterlagen, ID-/OD-Dokumenten und Lieferergebnissen an den Auftraggeber.

• Organisation, Pflege, Konsolidierung und Nachverfolgung der Master Document List (MDL) einschließlich Statuspflege, Forecast-Erstellung und Terminüberwachung.

• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenmanagement- und Qualitätssicherungsstandards, Dateinamenskonventionen, Prüfprozessen und Ablagestrukturen im Projekt.

• Operative Betreuung und Weiterentwicklung von Dokumentenmanagementsystemen auf Basis von Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online als zentrale Plattform für Ablage, Steuerung und Zusammenarbeit.

• Einrichtung, Pflege und Optimierung von SharePoint-Bibliotheken, Metadaten, Ansichten, Berechtigungen und standardisierten Vorlagen gemäß den Projektanforderungen.

• Unterstützung von Dokumentenersteller:innen, Planlaufmanagement und DCC-Personal bei formalen Anforderungen, Systemanwendungen, Uploads und Prüfprozessen.

• Erstellung und Aufbereitung von KPI-Auswertungen, Statusberichten sowie Entscheidungsgrundlagen zum Dokumentenfortschritt.

• Enge Abstimmung mit PMO, Projektsteuerung, Dokumentensteuerung, Planlaufmanagement und weiteren internen sowie externen Schnittstellen zu operativen Fragestellungen.

• Mitwirkung bei Schulungen, Wissensmanagement sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen, Templates und Dokumentationsstandards im Projektumfeld.

Qualifikationen, die überzeugen:

• Abgeschlossenes Studium, kaufmännische oder technische Ausbildung mit Zusatzqualifikation; bevorzugt in Informationsmanagement, Projektmanagement, Bau-/Ingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen oder vergleichbarer Fachrichtung.

• Von Vorteil: Qualifizierung im Dokumentenmanagement, Projektmanagement oder in Microsoft 365 / SharePoint Online; gute Kenntnisse in Dokumentenlenkung, Qualitätsmanagement und digitaler Zusammenarbeit.

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, PMO, Project Controls oder vergleichbaren Projektfunktionen; Erfahrungen in Infrastruktur- oder Großprojekten sind wünschenswert.

• Fundierte Kenntnisse in Dokumentenmanagementprozessen, Dokumentenlenkung, Dokumentenprüfung, Statusverfolgung, Master Document Lists sowie formalen QS-Anforderungen.

• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, insbesondere SharePoint Online, Teams, Excel und PowerPoint.

• Gutes Verständnis für Metadatenstrukturen, Versionierung, Berechtigungskonzepte, Bibliotheken, Such- und Ablagestrukturen sowie Vorlagenmanagement.

• Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen und Abstimmungsterminen; Führerschein von Vorteil.

• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.

• Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise, Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Prioritäten zielgerichtet zu setzen und operative Themen konsequent nachzuverfolgen.

• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Lernbereitschaft und Flexibilität in einem dynamischen Projektumfeld.

• Keine disziplinarische Führungsverantwortung, jedoch fachliche Anleitung, Koordination und Vertretung von Aufgabenpaketen innerhalb des Dokumentenmanagements.

• Prozess- und serviceorientierte Denkweise sowie aktiver Beitrag zur Standardisierung, Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenmanagementlandschaft.

Worüber wir uns freuen: Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

91% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to work" ist:

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte VIeLFalt: Viele lokale aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr als 30 unterschiedlichen Nationen.

• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Auch wenn es uns von anderen Unternehmen vielleicht nicht unterscheidet: Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.

• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.

• Über das Gehalt hinaus: Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards.  Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.

• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Jobticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.

• Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B.  Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.

• Internationalität & Vielfalt: Wir sind Teil der von den Gründerfamilien geführten ILF Gruppe mit über 45 Standorten und mehr als 3.700 Mitarbeitenden und arbeiten in nationalen sowie internationalen Projekten mit diversen Teams aus über 30 Nationen.

Überzeugt? Dann werden Sie Teil von Engineering Excellence und senden uns Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button!

Weitere Fragen? Noch mehr über uns und unseren Bewerbungsprozess erfahren Sie hier.

Ihr Ansprechpartner: Frau Lina Thiele (040524754614 / jobs.ger@ilf.com)